分类汇总是先对数据清单中的数据进行分类，然后在分类的基础上进行汇总。分类汇总时，用户不需要创建公式，系统会自动创建公式，对数据清单中的字段进行求和、求平均值和求最大值等函数运算。分类汇总的计算结果，将分级显示出来。
（一）简单分类汇总
- 使用分类汇总的数据列表，每一列数据都要有列标题。Excel使用列标题来决定如何创建数据组以及如何计算总和。在数据列表中，使用分类汇总来求定货总值并创建简单分类汇总的具体操作步骤如下。
- 单击C列数据区域内任一单元格，单击【数据】选项卡中的【降序】按钮进行排序。
- 在【数据】选项卡中，单击【分级显示】选项组中的【分类汇总】按钮，弹出【分类汇总】对话框。
- 在【分类字段】列表框中选择【产品】选项，表示以“产品”字段进行分类汇总。在【汇总方式】列表框中选择【求和】选项，在【选定汇总项】列表框中选择【合计】复选框，并选择【汇总结果显示在数据下方】复选框，单击【确定】按钮。
- 进行分类汇总后的效果如下图所示。
（二）多重分类汇总
- 在Excel中，要根据两个或更多个分类项对工作表中的数据进行分类汇总，可以按照以下方法进行。
- （1）先按分类项的优先级对相关字段排序。
- （2）再按分类项的优先级多次执行分类汇总，后面执行分类汇总时，需撤选对话框中的【替换当前分类汇总】复选框。
- 根据购物单位和产品进行分类汇总的步骤如下。
- 选择数据区域中的任意单元格，单击【数据】选项卡【排序和筛选】组中的【排序】按钮，弹出【排序】对话框。
- 设置【主要关键字】为“购货单位”，【次序】为“升序”，单击【添加条件】按钮，设置【次要关键字】为“产品”，【次序】为“升序”，单击【确定】按钮。
- 排序后的工作表如下图所示。
- 单击【分级显示】选项组中的【分类汇总】按钮，弹出【分类汇总】对话框。在【分类字段】列表框中选择【购物单位】选项，在【汇总方式】列表中选择【求和】选项，在【选定汇总项】列表框中选择【合计】复选框，并选择【汇总结构显示在数据下方】复选框，单击【确定】按钮。
- 分类汇总后的工作表如下图所示。
- 再次单击【分类汇总】按钮，在【分类字段】下拉列表框中选择【产品】选项，在【汇总方式】下拉列表框中选择【求和】选项，在【选定汇总项】列表框中选择【合计】复选框，取消【替换当前分类汇总】复选框，单击【确定】按钮。
- 此时即建立了两重分类汇总。
（三）分级显示数据
- 在建立的分类汇总工作表中，数据是分级显示的，并在左侧显示级别。如多重分类汇总后的工作表的左侧列表中显示了4级分类。
- 单击
按钮，则显示一级数据，即汇总项的总和。
- 单击
按钮，则显示一级和二级数据，即总计和购货单位汇总。
- 单击
按钮，则显示一、二、三级数据，即总计、购货单位和产品汇总。
- 单击
按钮，则显示所有汇总的详细信息。
（四）清除分类汇总
- 如果不再需要分类汇总，用户可以将其清除，操作步骤如下。
- 接上面的操作，选择分类汇总后工作表数据区域内的任一单元格。在【数据】选项卡中，单击【分级显示】选项组中的【分类汇总】按钮，弹出【分类汇总】对话框。
- 在【分类汇总】对话框中，单击【全部删除】按钮即可清除分类汇总。