RPA技术与大型政企业务系统的结合点主要有:协助业务人员完成日常工作、实现不同业务系统的对接、帮助老旧业务系统升级改造三个方面,具体说明如下。
8.3.1 协助业务人员完成日常作业
在政务中心的日常工作中,业务人员经常面临的问题和亟待优化的地方主要有四个方面(如图8-1所示),具体说明如下。
图8-1 政务中心现存问题
第一,窗口工作人员的日常工作中涉及大量的审批资料录入工作。涉及的字段很多,录入量大,需要耗费大量的人工。在录入的过程中还会出现重复信息多次录入、容易出错、数据无法导出、只能手工复制粘贴等问题,从而造成一线业务人员工作内容多,错误频发。
第二,行政审批包括很多种类型。例如,内部流转审批、政务专网外网数据对接;单板事项审批、企业设定审批;三级联动审批、投资项目审批等不同类型的审批。部分审批会涉及多个不同的部门,需要将审批任务下发到不同的部门中去,通过手动或者半自动的方式进行下发,一方面效率不够高,另一方面也可能会发生错误。因此,政务中心需要通过技术来实现行政审批的全流程无人流转。
第三,行政审批事项可能会涉及不同的业务系统,在操作过程中各级系统的数据无法同步,数据的状态变化无法得到及时提醒,数据上报工作烦琐。如何通过流程改造实现“一网通办”变成当前智慧政务的一个重要问题。
第四,区县级政务服务中心的各部门一般没有自建业务系统,而是统一使用省或市一级的业务系统,区县无法留存本区域所办理的业务数据,导致后期无法展开数据统计和分析等工作。
将简单重复的录入工作交由RPA来完成,可以极大地缓解这些问题,将工作人员从繁杂、枯燥的文字录入工作中解放出来,转而从事更高级的审核工作。
8.3.2 实现多业务系统流程对接
随着IT系统的逐步构建,一线业务人员要处理的业务也越来越多。有了智能化应用之后,很多一线业务人员反而会更忙。造成这些问题有很多主观和客观方面的原因,比如系统分布式的开发机制导致不同系统模块之间的协同性不够好,或者系统设计本身就有瑕疵,造成使用困难等。但是,更多时候是因为流程设置不合理,无法充分进行联动,造成业务系统使用时间成本过高,事倍功半。
在实际应用中,由于智能化管理系统的流程设置不合理,当自上而下的压力型行政系统遇到程序化的智能化应用系统之后,合规的要求会使得一线值班人员更多地被智能化系统所牵制,原本应该经过充分思考和处理才能归档的工作在“规范化、精准化、智能化”的程序设计思路中被弱化了,系统投入增加了,一线值班人员反而更忙了,实际的应用效果反而下降了,这也使得部分一线值班人员对智能化应用系统持戒备态度。
因此,在实际应用中,需要解决的一个问题就是业务系统的联动性问题。通过RPA业务系统,一线工作人员和业务专家可以根据实际情况自定义具体的操作流程,很好地解决不同业务系统之间数据难以打通、业务联动困难的问题。
8.3.3 帮助老旧业务系统实现智能化升级
当前,智能企业建设已经成为推进智能制造的重要抓手和着力点。大型企业根据各自的产品属性、市场规模、已有软硬件技术基础,实施不同的智能化建设思路与方案,但都是根据已有的基础稳步推进,以促进企业的数字化、智能化转型。随着智能制造关键技术应用的不断深入,以及企业设备和设施的不断完善,智慧企业建设会不断向更高的阶段发展。在智能企业建设的过程中,如何快速高效地对现有系统进行智能化改造,是一个非常重要的课题。
当前,大型政企业务系统的智能化改造主要面临以下两个问题:
一方面,原有系统亟待智能化改造,使之能够更好地适应新环境的要求;
一方面,因为老旧业务系统承载着大量的业务,所以必须保持业务系统的安全稳定运行。
旧系统使用的技术架构和业务代码相对较老,维护的时间成本和经济成本也越来越高,因此从代码层对系统进行智能化改造可能会影响现有业务的正常运行,也需要投入大量的时间成本和经济成本。因此,大型政企需要一种全新的技术,能够在不影响原有业务系统内部构造和正常运行的基础上,实现业务系统的智能化改造,RPA可以很好地帮助我们实现这一点。