不管是以采购原材料为主的制造业，还是提供必要用品和设备的服务业，采购部门都是每个企业里最重要的组成部分之一。采购和财务同属于企业后台运营管理部门，所以二者之间有着较多的相似性。
采购部门通常需要与第三方供应商、法律顾问和业务部门等多个责任主体打交道，以获取不同的信息源，让各方达成一致的采购意见。业务部门通常对所要采购的物品和供应商情况更加了解，而采购人员为了帮助企业规避风险，常常会提前开始尽职调查。采购人员通常又希望吸引足够多的竞标者，以创造充分的竞争环境，增加获得高价值产品的可能性。但这也带来了更多的麻烦，竞标的供应商越多，获取和管理这些供应商的信息就越具有挑战性。为了保证采购的合规性，采购人员需要对整个采购流程的各个环节设置检查点，对过程信息和结果信息进行跟踪和保留，因此信息的校验和核对也耗去了大量的人力。特别是对于那些已经建立了集中采购中心的企业，所有业务部门的采购都需要通过采购中心，而采购中心又受制于人员编制和成本，通常是不堪重负，所以经常看到在某些大型企业中，一个采购流程走下来要花几个月的时间。
采购领域的自动化运营通常会从采购效率和速度方面率先考虑，如加快采购周期；基于电子文件的自动化处理，取代原来大量的纸质文件；提高每个采购环节的可见性，并留有处理痕迹；提高采购人员与各方人员的沟通效率和数据采集效率。下面介绍RPA在采购领域的几个具体应用场景。
·采购合同管理：通常涉及从ERP系统、邮件、网页、扫描的文档中提取各类数据来补充到合同信息管理系统中。RPA机器人可以自动将合同内容与标准模板进行比较，并指出非标准条款和条件，然后自动向审阅者发送摘要以供后续协商使用。
·采购协商：如果需要与多家供应商合作，而且价格是采购选择的主要依据，RPA机器人可以自动跟踪变更和最优惠的价格，从网络资源中获取定价目录。
·供应商关系管理：RPA机器人可以跟踪合同进展情况，识别不同的定价和可能的折扣，以及服务协议相关的条款变更或处罚。RPA机器人还可以主动调整供应商账户的付款金额，以及提前告知供应商并解决与供应商的问题或争议。通常，企业中战略供应商的评分卡需要收集内部和外部的大量数据。如果特定供应商细分的评分卡是标准化的，那么就可以使用RPA机器人来抓取信息，自动执行每月或每季度的评级考核。RPA还可以帮助读取采购人员的电子邮件，并突出显示那些需要交互的供应商信息。
·新的供应商登记流程：原来这些流程通常是手动的、重复的和冗长的，现在RPA机器人可以自动完成许多任务，包括背景调查、供应商文件审查以及对缺少信息或文件的供应商跟进等。
·应付账款流程：对于供应商所提交的发票，RPA机器人可以读取发票信息进行多项检查。如果发现异常，RPA机器人将阻止支付发票的处理流程，并向供应商发起收集正确信息的请求。如果问题解决，RPA机器人便可以利用工作流来获得批准和处理，将处理结果发送给操作员以获取最终批准并完成支付。应付账款流程中，RPA机器人可以减少发票对账错误。如果一家企业每年的采购金额是30亿元，发票汇款处理的错误率为0.1%，则通过RPA处理就可以节省300万元。
·另外，在采购品的分类管理、价格管理、外部信息跟踪、主数据管理等方面，RPA也可以充分发挥其自动化的价值。
总结一下，采购领域的RPA应用主要是为了衔接不同的关联方，应对那些随时可变的业务情况，消除一些外部因素带来的关联影响。相比于财务领域更多的数字金额操作，采购中会涉及大量的文书和条款，某些场景中需要结合NLP技术才能满足业务处理要求。
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