如何在 word 文档中包含 sharepoint 版本列的值？答案

【问题标题】：How can I include value of sharepoint's version column in a word document?如何在 word 文档中包含 sharepoint 版本列的值？
【发布时间】：2023-04-09 03:52:02
【问题描述】：

我正在尝试找出一种方法，将 SharePoint 中版本列的内容（即每次签入文件时更改的值）显示为 Word 文档中的字段（或类似内容）。

理想情况下，我想知道如何配置 SharePoint，以便我可以单击“插入 > 快速部件 > 文档属性 > 版本”之类的内容，它会在文档中包含版本。目标是让某人更容易将文档的打印版本与 SharePoint 的版本历史相关联。

我已经能够将可编辑的文本列添加到文档内容类型，并将它们显示为文档属性快速部件。我还能够添加一个计算列，该列将版本作为文本字符串...但是这个计算列不在 Word 中显示为文档属性。（也许我错过了计算列上的设置）

【问题讨论】：

标签： sharepoint moss ms-word

【解决方案1】：

这是在文档中获取版本的一种方法，让它工作有点痛苦......

在您的文档库中启用版本控制和内容类型。
进入文档库设置并选择您希望版本出现的内容类型。
从内容类型菜单中选择信息管理策略设置。
选择定义策略并单击。
点击“启用标签”复选框
请勿选中“标签”部分中的其他两个框。
在标签格式字段中，按以下格式输入元数据字段：
```
 Version : {Version} \n
```
设置标签外观，点击预览。
点击页面底部的。
返回库并使用您已修改的内容类型创建一个新文档。
将文件另存为 Word 2007 格式。
选择插入标签
从功能区菜单中选择 Quick Parts 并将鼠标悬停在文档属性上
从属性列表中选择标签
这应该将标签中定义的元数据显示为 Word 文档中的一个字段。当您下次打开文档时，该字段将自动更新。
保存。

【讨论】：

我不得不说，我以前看过这个作品，但它今天不适合我。 “标签”字段在下拉列表中不可用，尽管它们已在列表中启用。 :(
@PaulRussell，我认为这不适用于更高版本的 SharePoint/Office。
@JulianKnight 那么在更高版本的 SharePoint/Office 中是否有新方法可以做到这一点？此外，我未能成功让 SharePoint 版本显示在我们的 Excel 工作表上，那里有任何提示吗？该信息在“文件 > 信息 > 管理版本”中可见，所以应该不可能吗？
@Geert：仍然没有本地方法可以做到这一点！ SharePoint 有一个插件，它通过维护一个单独的版本字段来工作。它是免费的，名为Show SharePoint Version in Office Documents。这是我遇到的最好的解决方案。它也应该适用于 Excel，但我还没有尝试过。我不知道为什么 MS 没有正确公开版本字段 - 这很疯狂。
谢谢@JulianKnight 我同意，这太疯狂了！我们即将升级到 SP 2013 ......所以我认为它仍然是一样的。

【解决方案2】：

这需要同时配置 SharePoint 和您的 Word 文档。

配置 SHAREPOINT 的文档库：

转到您计划存储版本控制文档的文档库。
点击设置 > 文档库设置
单击“版本设置”并确保您选择的是“创建主要版本”或“创建主要和次要（草稿）版本”。
单击确定。
点击“信息管理策略设置”
如果您的库可以处理多种内容类型，您将看到它们的列表。点击“文档”。如果它只能处理一种内容类型，请跳过此步骤。
选择“定义策略...”并单击确定。
选中“启用标签”框，但不要选中该部分中的其他两个框。
在“标签格式”框中输入{Version}。
（可选）您可以格式化版本标签。
单击“刷新”按钮查看版本标签的预览。它会说类似 {_UIVersionString}
如果您对标签的外观感到满意，请单击“确定”。
要返回您的文档库，请单击页面顶部面包屑路径中的文档库名称。

配置您的 WORD 文档：

在库中创建一个新文档或上传一个。
打开文档并进行编辑。
将光标放在要显示版本标签的任何位置。
转到插入>快速部件>文档属性>标签
版本标签“{_UIVersionString}”将显示在文档中。
保存文档（并选择下一个版本应该是什么）。你都准备好了！
如果要对其进行测试，请关闭文档并重新打开它。更新的版本将自动出现在您放置版本标签的位置。

这些说明是基于 Erwin 的回答。

【讨论】：

感谢您对 Erwin 的说明进行了更清晰的概述，但将来您可能会考虑在他的答案上使用“编辑”按钮，而不是提交您自己的。不过，在给予信用方面做得很好。 :)

【解决方案3】：

我按照 Rachel 的指示进行操作，效果很好。但是，如果您想进行电子签名，在文档中捕获此版本更新确实会产生问题。例如，如果您的版本是 1.6，并且您决定这是供人们签名的版本；你会发现，当他们签名时，文档将保存为 1.7 版本。再次打开文档时，1.7版本与1.6授权版本不匹配，会提示所有签名无效。

【讨论】：

【解决方案4】：

重要提示：在 SP2010 中，当在信息管理策略设置下的文档库中启用标签时，您无法另存为网站模板。文档库会损坏，即使我们禁用该策略，另存为站点模板功能仍然会损坏。唯一的选择似乎是永久删除并重建列表。

【讨论】：

【解决方案5】：

我认为 jaloplo 所指的 RevNum 字段与 SharePoint 文档版本号不同。每次保存文档时它都会更新，但似乎保留了自己的修订编号系统，与 SharePoint 版本编号系统相关（但独立于）。

【讨论】：

【解决方案6】：

尝试在自定义内容类型中创建计算字段。该字段可以等于版本。这将使您能够将其添加为文档中的属性。这仅适用于 Office 2007 文档。

创建自定义内容类型后，您将根据该内容类型创建一个新文档。创建文档后，您可以提取文档信息面板并保存。它是一个信息路径表单，因此您可以根据需要对其进行自定义，并将自定义面板上传到内容类型。

【讨论】：

【解决方案7】：

Erwin 的回答很到位，但我想留下这个，以防有人遇到与我相同的问题。如果您尝试在网站集内容类型而不是在文档库级别设置版本标签，您将收到错误“找不到标签引用版本”。预览或保存信息策略时。此外，如果您之前在网站集内容类型级别定义了一个策略，您将无法在文档库级别保存策略。必须在网站集内容类型上设置为“无”。可能从一开始就对我来说应该是显而易见的，但事实并非如此，也许这会对其他人有所帮助。

【讨论】：

【解决方案8】：

文档库的所有列都是 Word 文档的文档属性。要获取文档的版本，您必须显示文档属性，然后选择“高级属性”。此时，您将看到经典的文档属性窗口，您可以在最后一个选项卡中看到“版本”属性。

因此，您可以将此属性的值添加到文档中所需的位置，例如页脚。

【讨论】：