基于 SharePoint Online 中的文件夹以编程方式设置默认列值

Question

我正在努力增强我们的 SharePoint Online (O365) 环境中的元数据。由于我的一部分用户群习惯于文件夹（资源管理器风格），我已经开始使用默认列值来自动设置添加到该特定文件夹的任何文件的值（我们目前有按文件夹分类组织的内容）。一个例子是我们的 HR 文档库——我们有单独的用于招聘、工资单、人事文件等的文件夹，这些文件夹会自动将添加到该文件夹​​的文件分类为相同类别（招聘、工资单、人事等）。这支持“搜索”和“点击”用户，并在获取重要元数据的同时更容易采用。

我想以更大、更动态的方式实现这一点，因此在每个文件夹上手动设置默认列值是不可扩展的。

如何为每个新添加的文件引用库中的顶级文件夹（甚至是当前文件夹）并使用该文件夹名称填充该新文件的“类别”字段？我可以做一些非常基本的 C# 或 Java 代码复制/粘贴，但非编码解决方案的奖励积分 =)

Answer 1

这个问题可以通过不编码来解决。您可以使用工作流通过 SharePoint Designer 来实现这一点。

1. 为不同的职能团队创建不同的视图，然后使用视图过滤器显示文档。

2. 如果您上传文件，请使用工作流设置文件的元数据。有一些已知的限制：如果您同时上传多个文件，文件的元数据可能无法正常工作；或者如果您上传文件夹，元数据将无法用于它，并且文件夹中的文件可能未设置为正确的元数据。

Answer 2

我实际上能够使用 MS Flow 以一种非常简单直接的方式完成此任务，而无需管理每个团队的自定义视图。高层次的概念是：

1. （触发器）在库中的文件夹中创建新文档时
2. 获取新增文档的父文件夹链接
3. 创建一个变量（或只是在流程步骤中对其进行编码）以从父文件夹链接中解析出父文件夹的名称（应该是最后一个“/”右侧的所有文本）
4. 将类别字段设置为变量

我确信您可以在 SharePoint 设计器工作流程中正确执行相同的操作，但我更喜欢流程，因为它具有视觉效果并且更容易排除故障。