访问 - 基于另一个表返回员工列表的最佳方式

Question

希望我能以某种方式解释这一点，以便有人能够理解我想要实现的目标并能够提供可能的解决方案。

我正在创建一个数据库，用于管理工作场所的健康和安全。我创建了一张表来存储员工 - “表：员工”。该表具有常用字段（名字、姓氏等），但具体包含以下字段：“部门”（员工可以在其间移动时选择多项）、“其他能力”（例如叉车、订单拣选员等）。（再次选择多个选择））和“性别”。

我有第二个表格（“表格：工具箱对话”），系统存储工具箱对话（由用户通过表单创建。“表格：工具箱对话”）。工具箱演讲的预期接收者通常仅限于一个或多个部门，或者可能只是所有叉车司机或所有一种性别。当用户创建新的工具箱谈话（记录）时，他们会在表格（Form: Toolbox Talk）中从下拉列表中选择相应的变量（部门、能力、性别）。 （请注意，工具箱谈话有时可能与不止一个相关。）

我想要实现的是如何为每个工具箱谈话创建一个查询，它将只返回需要参与工具箱谈话的员工。

例如： 假设所有在“仓储”工作的“女性”员工都需要进行工具箱谈话。 然后，我希望我的数据库在表单上的数据表子表单中 - “表单：工具箱对话”返回所有女性员工并被标记为能够在仓储部门工作。

我只想补充一点，我想避免预期的系统用户使用功能区上的过滤器按钮，如果可能的话，我的偏好是使用查询或 vba。

到目前为止我所做的尝试：

1. 我创建了一个查询（“查询：EmployeesperToolboxTalk”）并添加了两个表（“查询：EmployeesExtended”和“查询：ToolboxTalksExtended”）。我尝试在相关字段之间创建连接（例如，Gender to Gender、Department to Department 等），但这对于连接属性 1、2 或 3 都不起作用。 如果我将加入限制为仅说部门，那么这似乎可以满足我的要求，但它不包括其他两个变量，这并不是我真正想要的工作方式。

SELECT [Query: EmployeesExtended].[Employee Name], [Query: EmployeesExtended].Department, [Query: ToolboxTalksExtended].[Toolbox Talk], [Query: ToolboxTalksExtended].ToolTalkID, [Query: ToolboxTalksExtended].RecipientVariables
FROM [Query: EmployeesExtended] INNER JOIN [Query: ToolboxTalksExtended] ON ([Query: EmployeesExtended].Gender = [Query: ToolboxTalksExtended].RelatedGender) AND ([Query: EmployeesExtended].AdditionalCompetency.Value = [Query: ToolboxTalksExtended].RelatedCompetency.Value) AND ([Query: EmployeesExtended].Department.Value = [Query: ToolboxTalksExtended].RelatedDepartment.Value);

2. 之后，我创建了一个联合查询，将所有不同的变量合并为一个：

SELECT [Table: Competencies].Competency
FROM [Table: Competencies];
UNION 
SELECT [Table: Departments].Department
FROM [Table: Departments];
UNION SELECT [Table: Gender].Gender
FROM [Table: Gender];

然后我在表中添加了一个字段“RecipientVariables”：“Table: Toolbox Talks”，并将行源设置为：

SELECT [Query: RecipientVariables].Competency
FROM [Query: RecipientVariables];

然后我创建了一个从“RecipientVariables”到 Departments、AdditionalCompetency 和 Gender 的联接：

SELECT [Query: EmployeesExtended].[Employee Name], [Query: EmployeesExtended].Department, [Query: ToolboxTalksExtended].[Toolbox Talk], [Query: ToolboxTalksExtended].ToolTalkID, [Query: ToolboxTalksExtended].RecipientVariables
FROM [Query: ToolboxTalksExtended] INNER JOIN [Query: EmployeesExtended] ON ([Query: ToolboxTalksExtended].RecipientVariables.Value = [Query: EmployeesExtended].Department.Value) AND ([Query: ToolboxTalksExtended].RecipientVariables.Value = [Query: EmployeesExtended].AdditionalCompetency.Value) AND ([Query: ToolboxTalksExtended].RecipientVariables.Value = [Query: EmployeesExtended].Gender);

这使用连接属性 1、2 或 3 不返回任何结果。

3.我尝试的最后一件事是从我的员工表（“表：员工”）创建第二个联合查询：

SELECT [Table: Employees].AdditionalCompetency.Value
FROM [Table: Employees];
UNION
SELECT [Table: Employees].Gender
FROM [Table: Employees];
UNION SELECT [Table: Employees].Department.Value
FROM [Table: Employees];

然后，我在员工表中添加了一个新字段：“AreasofCompetency”，并将行来源设置为： "查询：EmployeeVariables"

这也行不通。

我现在不知道下一步该尝试什么。 也许我想做的事情是不可能的，或者比我意识到的要容易得多。

如果有人可以提供一些指导或提供替代建议，我将不胜感激。如果需要任何其他信息，请告诉我，我很乐意提供。

非常感谢。

Answer 1

根据我的评论，首先规范您的表结构。例如：

然后创建一个查询，选择与员工相关的所有内容。这就是一切。选择该查询并单击创建表单，访问将为您创建一个表单： 标题中的未绑定组合框和未绑定列表框实际上还没有，并且表单显示了记录源中的每个变量，因此对用户不友好。将组合框和列表框添加到您要筛选员工的每个变量的标题中。还可以根据需要删除和/或移动标签和文本框。我得到了：

然后您要编辑各种未绑定控件的更新后事件以过滤记录。例如见Filter form based on two combo box selections

Private Sub cmbCompetency_AfterUpdate()
'cheap example hookup, same code for lstDepartments
Me.Filter = "EmployeesCompetencies.CompetencyID = " & cmbCompetency & " AND EmployeesDepartments.DepartmentID = " & cmbDepartment
Me.FilterOn = True
End Sub

这会让你：

Answer 2

数据库设计

首先，您需要摆脱多值列。出于多种原因，使用多值列从来都不是一个好主意，当相同的值出现在两个或多个表中并且您想要连接这些列时，它们是一个特别糟糕的主意。这是一个规范化的数据库设计。

部门表

Column Name	Data type	Required	Description
Id	Autonumber	Y	Primary key
Name	Short text	Y

能力表

Column Name	Data type	Required	Description
Id	Autonumber	Y	Primary key
Name	Short text	Y

员工表

Column Name	Data type	Required	Description
Id	Autonumber	Y	Primary key
First_Name	Short text	Y
Last_Name	Short text	Y
Gender	Short text	Y

Employee_Department 表

Column Name	Data type	Required	Description
Employee_Id	int	Y	Foreign key references Employee (Id)
Department_Id	int	Y	Foreign key references Department (Id)

Employee_Competency 表

Column Name	Data type	Required	Description
Employee_Id	int	Y	Foreign key references Employee (Id)
Competency_Id	int	Y	Foreign key references Competency (Id)

Toolbox_Talk 表

Column Name	Data type	Required	Description
Id	Autonumber	Y	Primary key
Title	Short text	Y
Target_Gender	Short text	N	Null indicates no specific target gender (i.e., any value of gender)

Toolbox_Talk_Target_Department 表

Column Name	Data type	Required	Description
Toolbox_Talk_Id	int	Y	Foreign key references Toolbox_Talk (Id)
Department_Id	int	Y	Foreign key references Department (Id)

Toolbox_Talk_Target_Competency 表

Column Name	Data type	Required	Description
Toolbox_Talk_Id	int	Y	Foreign key references Toolbox_Talk (Id)
Competency_Id	int	Y	Foreign key references Competency (Id)

查询设计

您的查询选择条件过于复杂，无法在 SQL 中表示，但您可以使用 VBA 在内存中构建您的查询，然后像这样执行它。

Dim db As Database
Dim rs As Recordset
Dim sql As String
Dim whereClause As String

Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset(sql, dbOpenForwardOnly, dbReadOnly)
Do Until rs.EOF
    ' Process recordset
    rs.MoveNext
    DoEvents
Loop
rs.Close
Set rs = Nothing

sql 语句应该选择所有符合谈话选择标准的员工。我假设您希望每个员工只出现一次，即使他们符合多个标准。 sql语句如下所示。

sql = "Select E.Id, E.First_Name, E.Last_Name "
sql = sql & "From Employee E "
sql = sql & "Inner Join ("
sql = sql & "Select Distinct Id "
sql = sql & "From Employee "
sql = sql & whereClause
sql = sql & ") As Qry1 "
sql = sql & "On E.Id = Qry1.Id "

查询选择标准

给定一个 Toolbox_Talk_Id，你可以像这样得到目标性别。

Dim targetGender As Variant

targetGender = DLookup("Target_Gender", "Toolbox_Talk", "Id = " & Toolbox_Talk_Id)

你可以这样获取目标部门。

Dim targetDepartments As Collection

Set targetDepartments = New Collection

Set rs = db.OpenRecordset("Select Department_Id From Toolbox_Talk_Target_Department Where Toolbox_Talk_Id = " & Toolbox_Talk_Id, dbOpenForwardOnly, dbReadOnly)
Do Until rs.EOF
    targetDepartments.Add rs!Department_Id.Value
    rs.MoveNext
    DoEvents
Loop
rs.Close
Set rs = Nothing

您可以通过同样的方式查询 Toolbox_Talk_Target_Competency 表来获得目标能力。

鉴于演讲的目标性别、部门和能力，您现在可以组装查询的 where 子句。

如果谈话目标性别不为空，则仅选择符合该性别的员工。

If Not IsNull(targetGender) Then
    If Len(whereClause) = 0 Then
        whereClause = "WHERE "
    Else
        whereClause = whereClause & " AND "
    End If
    whereClause = whereClause & "Employee.Gender = " & Chr(34) & targetGender & Chr(34)
End If

如果指定了一个或多个目标部门，则通过 Employee_Department 表仅选择与这些部门关联的员工。

If targetDepartments.Count > 0 Then
    If Len(whereClause) = 0 Then
        whereClause = "WHERE "
    Else
        whereClause = whereClause & " AND "
    End If
    If targetDepartments.Count = 1 Then
        ' one department
        whereClause = whereClause & "EXISTS (Select 1 From Employee_Department Where Employee_Id = Employee.Id And Department_Id = " & targetDepartments(1) & ") "
    Else
        ' two or more departments
        whereClause = whereClause & "EXISTS (Select 1 From Employee_Department Where Employee_Id = Employee.Id And Department_Id In (" & targetDepartments(1)
        For idx = 2 To targetDepartments.Count
            whereClause = whereClause & ", " & targetDepartments(idx)
        Next idx
        whereClause = whereClause & ")) "
    End If
End If

最终的结果应该是这样的 sql 语句。

Select E.Id, E.First_Name, E.Last_Name 
From Employee E 
Inner Join (
Select Distinct Id 
From Employee 
Where Employee.Gender = "NB"
And EXISTS (Select 1 From Employee_Department Where Employee_Id = Employee.Id And Department_Id In (3, 4))
) As Qry1 
On E.Id = Qry1.Id