使用动态列自动将 Excel 导入到 Access

Question

我维护了一个包含许多不同制造商的商品的库存/价格数据库。当我们获得价格更新时，制造商会发送一个新的 Excel 文档。不幸的是，这些 Excel 文档因制造商而异，并且它们的工作表没有标准化的标签和格式（即使来自同一制造商）。

我想要一个表格，以便我的员工可以将新定价和新零件编号导入我们的数据库，并删除旧零件编号。我只希望在新的价目表中不存在旧部件号（有例外，请稍后查看）并且我的库存为 0 时删除旧部件号。

现在我已经在 Excel 中完成了大量的 VBA 工作，以自动对 Excel 价目表进行格式化和标记。这在大多数情况下都非常有效，除非制造商对其布局进行了更改。尽管如此，现在我们让 Excel 工作表“适合”我的 Access 数据库，然后再通过手写查询手动导入。

一点信息：我所有的PartNumbers 都是独一无二的。我有的一些数据是手工录入的，我在更新定价和其他信息时需要保留这些数据（例如PageNumber可能在今年的目录中有所不同，但我现有的Description和SalePrice需要保持机智。）

以下是我经常遇到的问题： 我收到的价目表总是不同的。有些工作表可能有PartNumber、Price、StandardPack。其他一些工作表可能有PartNumber、Price、Description、UMRP、PageNumber。其他工作表可能有很多不相关的数据，例如Weight，这些数据与我的系统无关。我需要一个可以将这样的动态数据导入单个表的表单/查询。

一些制造商有不同的价格表。我有一个DealerNet 定价列表以及Description PageNumber 等其他信息。然后我有一个单独的覆盖表，其中包含SalesDeal 价格和StandardPack 我们大量购买的物品的信息。由于我无法解释的原因，这两个价目表将具有完全不同的格式和列标签。这是一个例外，当我只是更新我的SalesDeals 时，我不希望删除该制造商的其他部件号。这可以通过 MsgBox 弹出窗口来完成。

某些价目表的格式可能需要修正。问题是，有时制造商会更改他们的列表，而我的员工无法充分理解 VBA 以在需要时解决此问题。 一些数据可能被分成子类别。现在我在导入 Access 之前在 Excel VBA 中修复了这个问题。

子类别：

某些价目表的饰面可能与部件号分开，我需要为每个单独的饰面单独一行。目前，在导入 Access 之前，此问题已在 Excel VBA 中修复，但有时如果制造商更改其价目表，它会中断。

单独的完成栏：

我想我最大的问题是，如何将可能具有不同列的 Excel 工作表导入单个表格？导入前是否最好继续规范化我的 Excel 工作表？通过规范化，我是否只需要重命名现有列以适合我的表格，还是我的 Excel 工作表需要在导入之前显示我的所有 Inventory 表格列？

Answer 1

我从事过一些类似的项目，所以我对您所描述的内容有所了解。让我从我在此类项目中尝试牢记的一些原则开始，然后是一些您可能会发现有用的实用技巧。

首先，让我们花一点时间退后一步，考虑一下我们正在自动化什么。通常，自动化的目的是节省时间和/或将复杂的任务简化为可以由技能较低的工人执行的任务。权衡是自动化需要时间和技能投资。

当我评估一个潜在的自动化项目时，我会尽可能多地了解全局。在这个项目中，我会问自己以下问题：

• 我们多久收到一次定价更新？
• 我与多少供应商合作？
• 哪些元素（数据列）在供应商中最一致？
• 我可以在供应商之间重用/共享多少导入逻辑？
• 我对收到的数据的可靠性有多大信心？
• 我添加/删除供应商的频率如何？
• 我估计需要多少时间和精力才能实现自动化？

就像一个例子，我曾经花了几天时间构建 VBA 逻辑，该逻辑将解析 pdf 页面中的文本和对象，通过坐标位置和顺序确定字段。真的很复杂！但在那种情况下，我们导入了数万页有价值的数据，所以这是有道理的。对于一个较小的项目，花这么多时间在上面是荒谬的。 :-)

然后基于此分析，我将尝试确定以最低开发复杂性实现最大流程自动化的最佳方法。对于某些供应商，您可能需要在 Excel 中进行一些初始清理/重组，但您可以导入大部分其他供应商，而无需在 Excel 中进行任何额外的手动编辑。您只需要决定适合您的平衡点。

实用方法

我对这个项目的建议是专注于 VBA 中的一个通用导入例程，该例程将解析和导入定价文件。我将为列标题创建别名选项，使您可以直接从供应商处使用文件。这可以通过 VBA 中的 Select Case 语句（下面的示例）或通过别名查找表来完成。

For Each Col In rst.Columns
    Select Case Col.Name
        Case "Price", "Pricing", "Cost"
            strPriceCol = Col.Name
        Case "ID", "Code", "SKU"
            strIDCol = Col.Name
        ' etc...
Next Col

查找表的优点是您（或其他用户）可以添加列名等效项，而无需更改任何 VBA 代码。这是否有意义取决于您需要多久编辑一次别名。

在您的导入表单中，您要做的第一件事是链接到 Excel 电子表格。我会通过 VBA 作为带有列标题的链接表动态地执行此操作，这样您就可以将处理逻辑保存在一个地方。

当您遍历供应商定价记录集中的记录时，您可以将新的定价记录添加到主列表、更新现有的或删除未使用的记录。使用大量 cmets 在 VBA 中保留该逻辑可以让您（或其他人）轻松理解正在发生的事情。 （与仅适用于特定供应商的追加、更新和删除查询列表相比。）

采用这种方法，您可以添加来自新供应商的新定价电子表格，而只需对代码进行最少的调整。 （如果您已经定义了匹配的别名，甚至可能没有。）

如果您有特定于供应商的处理，例如包含不同类型产品的部分（例如上面的子类别图片），您可以让用户选择供应商作为导入的一部分，或者找到一些始终如一的独特之处文件布局，可让您自动确定。

为了使事情更加稳健，您可能需要进行一些健全性检查。例如，您可以将定价解析为一个中间表，将其链接到您当前的定价，并向用户呈现一份报告，以预览将要发生的定价变化。这将使他们有机会在进行更新之前确认更改。

有很多选项和方法可以解决这个问题，但希望这会给你一些额外的想法，因为你继续前进！