访问：计算 2 列中的出现次数 [关闭]

Question

我正在开发一个工作数据库，我需要找出一种方法让 Access 计算分配给每个员工的项目数量。项目分配了 1 或 2 名员工，我的老板需要能够快速弄清楚每个人正在从事多少项目。下面是一个示例表：

Project     Employee 1  Employee 2

Project A    John Doe    Jane Doe

Project B    Jane Doe    Sam Smith

Project C    Jane Doe    John Doe

Project D    Sam Smith   Anna Smith

Project E    Anna Smith  John Doe

这是我正在寻找的结果：

**Employee     # of Projects**

John Doe             3

Jane Doe             3

Sam Smith            2

Anna Smith           2

Answer 1

您描述的表格可能不是存储数据的最佳方式，我认为它只会让您的工作更加困难。关系数据库的价值在于，您可以将数据保存在不同的表中，但基于主键/外键进行关联，这使得提取您所描述的报告变得更加容易。在我看来，这张表以前可能存在于 Excel 中，现在我会花一些时间在 Access 中建立关系，这将节省您以后的时间和麻烦。我建议创建 3 个单独的表：员工、项目和项目员工分配。

员工表应该有 3 个字段：EmployeeID，应该在设计视图中设置为 AutoNumber，然后选择作为主键，First Name 和 Last Name，这两个都是短文本字段。此 EmployeeID 字段将在项目员工分配表中被引用。

projects 表应该有 2 个字段：ProjectID，在设计视图中也设置为 AutoNumber 并选择为主键，ProjectName 也将是一个短文本字段。您还可以添加其他字段，也许 ProjectDescription 的文本字段稍后会有所帮助。

Project-Employee Assignments 表应该有 2 个字段：EmployeeID 和 ProjectID。如果您不熟悉一对一、一对多和多对多关系，我建议您查一下——您正在描述项目和员工之间的多对多关系，即也就是说，一个项目可以有多个员工，一个员工可以参与多个项目。该表的存在是为了建立员工和项目之间的关系。

从这里，转到数据库工具选项卡并选择关系。您需要在Employees 表和EmployeeID 字段的Assignments 表之间建立一对多的关系。您还需要在 Projects 表和 ProjectID 字段上的 Project-Employee Assignments 表之间建立一对多的关系。

在“分配”表中输入项目和员工之间的每种关系。如果您有一个简短的项目和员工列表，您可以直接在表格中执行此操作，但我建议使用 2 个组合框创建一个表单来执行此操作，每个组合框分别从现有项目和员工列表中选择。有许多关于创建组合框的教程，这些组合框显示信息列，如员工姓名，但将 ID 号保存到表中。例如，搜索“将组合框绑定到主键但显示描述字段”。

最后，创建一个查询来计算每个员工的项目数。您应该包括您的员工表，以及您的项目员工分配表。从Employees 表中选择FirstName 和LastName。从 Project-Employee Assignments 表中选择两列（EmployeeID 和 ProjectID）。取消单击 EmployeeID 的“显示”。右键单击查询中的任意位置以获取更多选项的菜单，然后单击 sigma 获取总计。将 EmployeeID、FirstName 和 LastName 的总数设置为“Group By”，并将 ProjectID 的总数设置为“Count”，然后保存查询。运行查询并享受您的总计！

Answer 2

Elizabeth Ham 的回答非常透彻，我建议听从她的建议，但知道有时我们没有时间进行彻底检查，这里有一些关于如何从给定表结构中获取结果的说明。正如 Elizabeth 和我指出的那样（在我的评论中），如果表是完整的并且正确规范化，则单个查询可能会获得请求的数据。

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由于您需要统计多个员工列，因此您需要至少连接给定表两次，每次都在不同的列上分组并使用不同的别名。可以使用可视化设计视图来执行此操作，但是使用 SQL 文本在 StackOverflow 上发布问题和答案通常更容易，因此如下所示。只需将以下代码粘贴到查询的 SQL 视图中，即可在 SQL 视图和设计视图之间切换。

将以下 SQL 语句保存为两个独立的命名查询：[ProjectCount1] 和 [ProjectCount2]。保存它们允许您在其他查询中多次引用这些查询（不嵌入冗余子查询）：

SELECT P.[Employee 1] As Employee, Count(P.Project]) As ProjectCount
FROM Project As P
GROUP BY P.[Employee 1];

SELECT P.[Employee 2] As Employee, Count(P.[Project]) As ProjectCount
FROM Project As P
GROUP BY P.[Employee 2];

现在创建一个 UNION 查询，用于从两个源列创建唯一的员工列表。 UNION 将自动只保留不同的值（即删除重复项）。 （顺便说一句，UNION ALL 将返回两个表中的所有行，包括重复行。）将此查询另存为 [Employees]：

SELECT Employee FROM [ProjectCount1]
UNION
SELECT Employee FROM [ProjectCount2]

最后，将他们全部组合成一个独特员工列表，其中每个员工的项目总和：

SELECT 
    E.Employee As Employee, nz(PC1.ProjectCount, 0) + nz(PC2.ProjectCount, 0) As ProjectCount
FROM 
    ([Employees] AS E LEFT JOIN [ProjectCount1] As PC1 
         ON E.[Employee] = PC1.[Employee])
    LEFT JOIN [ProjectCount2] As PC2 
        ON E.[Employee] = PC2.Employee
ORDER BY E.[Employee]

注意 1：函数nz() 将空值转换为给定的非空值，在本例中为 0（零）。这可确保即使员工仅出现在一个列中（因此在另一列中具有空值），您也将获得有效的总和。

注意 2：如果员工在原始表中同时列为 [员工 1] 和 [员工 2]，此解决方案将重复计算该员工。我假设有适当的限制来排除这种情况，但如果需要，可以在第二个查询 [ProjectCount2] 上执行 self join 以排除此类双重条目。

注意 3：如果您决定听从 Elizabeth 的建议，并且现有结构中已有大量数据，则上述查询也可用于为新的规范化表生成数据结构体。例如，您可以将上述 UNION 查询中的唯一员工列表直接插入到新规范化的 [Employee] 表中。